Thủ tục đăng ký người phụ thuộc gồm những gì?

Nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và có mã số thuế sẽ được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Dưới đây là một số thông tin liên quan đến hồ sơ, thủ tục và thời hạn đăng ký người phụ thuộc mà người lao động cần nắm.

I. Trình tự, thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

1. Người phụ thuộc là ai?

Định nghĩa người phụ thuộc là người mà đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân có trách nhiệm nuôi dưỡng. Người phụ thuộc bao gồm:

- Con chưa thành niên; con bị tàn tật, không có khả năng lao động;

- Các cá nhân không có thu nhập hoặc có thu nhập không vượt quá mức quy định. Bao gồm con thành niên đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề; vợ hoặc chồng không có khả năng lao động; bố, mẹ đã hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động; những người khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng.

2. Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Để đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh thì người lao động có thể tự đăng ký với cơ quan thuế hoặc cũng có thể đăng ký thông qua tổ chức trả thu nhập cho mình (doanh nghiệp).

a. Đối với cá nhân tự đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo điểm a khoản 10 Điều 7 Thông tư 95/2016/TT-BTC, cá nhân cần chuẩn bị giấy tờ sau:

- Tờ khai đăng ký người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công Mẫu số 20-ĐK-TCT (trên tờ khai đánh dấu vào ô "Đăng ký thuế" và ghi đầy đủ các thông tin).

- Người phụ thuộc là người có quốc tịch Việt Nam:

+ Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (từ đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực (dưới 14 tuổi);

+ Người phụ thuộc có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài: Bản sao không yêu cầu chứng thực Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực.

Bước 2: Nộp cho cơ quan thuế

b. Đối với cá nhân đăng ký người phụ thuộc thông qua tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp)

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và gửi cho doanh nghiệp

Theo điểm b khoản 10 Điều 7 Thông tư 95/2016/TT-BTC, cá nhân chuẩn bị những giấy tờ sau:

- Cá nhân gửi văn bản ủy quyền (Mẫu giấy ủy quyền).

- Người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam thì cần có giấy tờ của người phụ thuộc (bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực (dưới 14 tuổi);

- Người phụ thuộc là người nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài: Bản sao không yêu cầu chứng thực Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý thuế

- Tổ chức chi trả thu nhập tổng hợp hồ sơ đăng ký thuế của người phụ thuộc;

- Gửi Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc theo Mẫu số 20-ĐKT-TH-TCT (trên tờ khai đánh dấu vào ô "Đăng ký thuế" và ghi đầy đủ các thông tin) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc bằng giấy.

II. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc gồm những gì?

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc tùy vào trường hợp sẽ cần có các giấy tờ khác nhau, cụ thể như sau:

1. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho con:

Đối với người phụ thuộc là con: Con đẻ, con nuôi, con ngoài giá thú thì hồ sơ cần có:

- Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

- Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với con bị khuyết tật.

- Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề đối với con đang theo học tại các trường cao đẳng, đại học….

- Bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với các trường hợp con nhận nuôi, con riêng, con ngoài giá thú…

2. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho vợ chồng:

Đối với người phụ thuộc là vợ, chồng thì hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm có:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân.

- Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

- Hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

3. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho bố mẹ:

Đối với người phụ thuộc là cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế thì hồ sơ chứng minh phụ thuộc sẽ gồm các giấy tờ sau:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân.

- Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

- Nếu trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

Xem thêm: Nguyên tắc tính Giảm trừ Gia cảnh là gì?

4. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh với các cá nhân khác, không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng

Đối với Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng như anh ruột, chị ruột, em ruột, ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột, cháu ruột và người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật thì Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc bao gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.

- Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật như:

+ Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).

+ Bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu).

+ Bản chụp đăng ký tạm trú của người phụ thuộc (nếu không cùng sổ hộ khẩu).

+ Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.

+ Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).

Nếu người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như:

- Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động.

- Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

III. Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc là bao lâu?

Quy định tại khoản 5 điều 6 Thông tư 95/2016/TT- BTC, thì thời hạn nộp hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc như sau:

“Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.”

- Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nhưng tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 285/06/2016 của Bộ Tài chính khai “thời điểm tính giảm trừ” đúng với thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng thì khi quyết toán thuế TNCN được tính lại theo thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng mà không phải đăng ký lại.

- Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng và tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính khai “thời điểm tính giảm trừ” sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, nếu cá nhân thuộc diện phải quyết toán thuế thì khi quyết toán thuế để được tính lại theo thực tế phát sinh, cá nhân đăng ký lại tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính và gửi kèm theo hồ sơ quyết toán thuế.

- Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ gia cảnh cho NPT kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện ủy quyền quyết toán thuế và đã khai đầy đủ thông tin NPT gửi cho tổ chức trả thu nhập thì tổ chức trả thu nhập kê khai vào mẫu phụ lục Bảng kê 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính và tính giảm trừ người phụ thuộc cho người nộp thuế.

IV. Mẫu đăng ký giảm trừ gia cảnh mà người lao động cần biết

Hiện hành, mẫu tờ khai đăng ký người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được thực hiện theo Thông tư 95/2016/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế (Mẫu số 20-ĐK-TCT).

Lưu ý: Đối với tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập được thực hiện theo Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT.

Bài viết Thủ tục Đăng ký người phụ thuộc gồm những gì trên đây hi vọng đã chia sẻ nhiều thông tin bổ ích cho bạn. Đón xem những bài viết mới nhất về Cẩm nang nghề nghiệp trên 123dang.com bạn nhé!