9 Tips để viết hoá đơn hiệu quả hơn với tư cách một freelancer

Với tư cách một freelancer, sẽ là rất lý tưởng nếu bạn được hợp tác với các công ty cung cấp một chuỗi các nhiệm vụ liên tục và luôn thanh toán đúng hạn.

Đối với nhiều người, điều này không hề đơn giản. Thông thường, bạn phải dành một phần thời gian đáng kể để tìm kiếm khách hàng ngay cả khi bạn có một hồ sơ hoàn hảo trên LinkedIn. Nếu điều đó là không đủ, bạn phải rất nỗ lực để có khả năng nhận thanh toán từ nhiều khách hàng khác nhau. Việc tạo hoá đơn và gửi cho nhiều khách hàng khác nhau có thể trở thành một nỗi ám ảnh cho rất nhiều freelancers.

Tuy nhiên bạn không cần phải quá lo lắng bởi vì việc gửi hoá đơn là một nghệ thuật mà bạn hoàn toàn có khả năng thành thạo. Dưới đây là cách tạo và gửi hoá đơn chuyên nghiệp!

Điền chính xác vào các trường cơ bản

Tạo một hoá đơn chuyên nghiệp là bước đầu tiên để hướng đến việc nhận được thanh toán đúng hạn. Cho dù bạn chọn cách gửi hoá đơn như thế nào, thì trước tiên, nó phải được điền thông tin một cách chính xác. Hãy điền ngày lập hoá đơn cũng như ngày đáo hạn thanh toán bởi vì một số công ty sẽ chỉ thanh toán vào ngày cuối cùng. Kiểm tra kỹ ngày để chắc chắn rằng bạn sẽ nhận được thanh toán đúng hạn. Điền thông tin công ty trong đó bao gồm tên công ty, địa chỉ, và mã bưu chính. Bạn cũng có thể đưa vào email công ty và đường link URL.

Cho khách hàng biết họ đang thanh toán vào việc gì

Bạn sẽ cảm thấy khó chịu khi phải chi trả hàng trăm USD cho một thứ gì đó có vẻ không quan trọng và đáng kể. Rất nhiều người tin rằng các freelancers có thể hoàn thành một logo, thiết kế hoặc bài viết chỉ trong một khoảng thời gian rất ngắn, vì vậy phải trả cho họ một số tiền lớn có vẻ hơi bất công.

Vì vậy, hãy để khách hàng biết về mọi thứ mà họ đang phải thanh toán. Bao gồm số giờ bạn đã dành riêng cho các dự án, đơn giá theo giờ, và tổng số tiền. Nếu họ hiểu bạn đã phải nỗ lực như thế nào để tạo ra thành phẩm cuối cùng, và bạn đã phải hy sinh bao nhiều thời gian quý báu của mình cho sản phẩm đó, họ sẽ có nhiều khả năng thanh toán đúng hạn cho bạn.

Dưới đây là một hoá đơn về một thiết kế logo.

Bao gồm thuế

Các freelancers có thể làm việc từ bất cứ đâu, tuy nhiên, bất kỳ khách hàng nào cũng đều muốn bạn phải có nghĩa vụ thuế đối với khoản thu nhập của mình. Michael Faaron, CEO của Tax Defense Partners, nói rằng có rất nhiều freelancers trước đây cộng tác với cơ quan của ông, đã không được thanh toán đầy đủ bởi vì họ đã quên không bao gồm thuế vào hoá đơn hoặc tính toán sai thuế.

Điều rất quan trọng là cho khách hàng biết rằng hoá đơn thanh toán của bạn đã bao gồm thuế.

Tuỳ chỉnh hoá đơn của bạn

Hãy làm cho hoá đơn của bạn thực sự khác biệt so với các hóa đơn khác mà họ nhận được để họ có thể ngay lập tức biết được nó là của bạn. Giờ đây, bạn có thể tạo một hoá đơn bằng MS Word hoặc PDF khá dễ dàng. Nếu bạn quen với việc sử dụng bảng biểu và làm việc tuỳ biến, nó sẽ trông rất đơn giản nhưng cũng không kém phần chuyên nghiệp.

Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm tạo hoá đơn như Free Invoice Builder, một ứng dụng giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian vì bạn hoàn toàn có thể điền vào hoá đơn chỉ trong vài phút và sao chép tài liệu để gửi đi.

Đưa vào một logo

Bạn có logo chính thức không? Bạn phải đưa nó vào hoá đơn nếu có. Đó là một cách rất đơn giản và hiệu quả để báo hiệu cho khách hàng biết là họ đang thanh toán cho ai. Với một logo dễ nhận biết, khách hàng thậm chí không cần phải đọc mô tả, họ sẽ nhớ ra bạn ngay lập tức.

Theo dõi các hoá đơn

Bạn có thể dễ dàng nhớ mọi khoản thanh toán mà khách hàng đang nợ bạn nếu bạn chỉ có một số ít khách hàng. Tuy nhiên, bạn nên bắt đầu theo dõi tài chính của mình từ sớm để tránh nhầm lẫn sau này khi bạn có thêm nhiều khách hàng khác nhau. Điều này cho phép bạn đảm bảo rằng bạn đã gửi hoá đơn và nhắc công ty thanh toán cho bạn nếu họ lỡ ngày đáo hạn thanh toán.

Biết rõ khách hàng

Trong một điều kiện lý tưởng, mọi khách hàng đều sẽ thanh toán ngay sau khi bạn gửi họ hoá đơn, nhưng trong thực tế, nó lại phức tạp hơn một chút. Một số khách hàng không biết và có thể quên thanh toán nếu không được nhắc nhở thường xuyên và các công ty lớn đôi khi chỉ có thể thanh toán vào một số ngày nhất định trong tháng. Một số công ty khác có thể có một người liên lạc với bạn và một người khác thực hiện việc thanh toán. Nếu bạn biết người đó, hãy đưa tên của họ vào trong nội dung hoá đơn và trong tin nhắn cá nhân nhằm làm cho việc thanh toán mang tính gần gũi, tình cảm nhiều hơn. Dưới đây là một ví dụ:

Làm cho việc thanh toán trở nên dễ dàng

Khi bạn biết rõ khách hàng của mình, bạn có thể dễ dàng cung cấp cho họ phương thức thanh toán phù hợp. Một số công ty chỉ có thể sử dụng một vài phương thức thanh toán nhất định do chính sách của công ty, nhưng các khách hàng cá nhân cần nhận thức rõ về cách thức thanh toán với một hệ thống nhất định. Khi bạn liên hệ với khách hàng một cách cá nhân để yêu cầu thanh toán, hãy cung cấp một đường link thanh toán thuận tiện để họ có thể thanh toán nhanh hơn.

Payoneer, một nền tảng thanh toán liên biên giới, mang đến bạn các phương thức thanh toán đơn giản để nhận thanh toán từ những công ty và thị trường buôn bán trực tuyến toàn cầu.

Tiếp cận đúng cách

Cách bạn tiếp cận với khách hàng với một hoá đơn cùng với đó là đường link thanh toán có thể còn quan trọng hơn cả chính bản thân hoá đơn đó. Hãy bắt đầu bằng một tiêu đề email trong đó đề cập đến bạn là ai, và tại sao bạn gửi email này. “Hoá đơn cho dự án thiết kế trang web từ Jerry” có thể là một cách đơn giản và hiệu quả để khiến khách hàng chú ý đến bạn hơn.

Sau đó, hãy đề cập đến người nhận theo tên. Đây là một thủ thuật tâm lý truyền thống, nhưng nó rất hiệu quả. Hãy thêm tất cả mọi thông tin quan trọng vào phần đầu của email và đảm bảo nó càng ngắn gọn càng tốt đồng thời giải thích mọi thứ khách hàng cần phải biết về việc thực hiện thanh toán. Bạn có thể tận dụng hiệu ứng khẩn cấp bằng cách đặt ra một thời hạn nhất định. “Bạn có ba ngày để thực hiện thanh toán” không phải là cách hay vì nó có vẻ mang tính áp đặt và đe dọa. Thay vào đó, hãy đơn giản và lịch sự nêu rõ ngày đáo hạn.