Mô tả công việc của nhân viên nhập liệu chuyên nghiệp

Nếu bạn muốn trở thành nhân viên nhập liệu chuyên nghiệp thì chắc chắn không thể bỏ lỡ bài viết bên dưới đây của 123dang.com. Những thông tin, mô tả công việc của nhân viên nhập liệu chuyên nghiệp sẽ được chia sẻ chi tiết cùng bạn.

I. Mô tả công việc của nhân viên nhập liệu chuyên nghiệp là gì?

Đối tượng tiếp xúc của nhân viên nhập liệu chính là các số liệu hoặc con chữ dựa trên các văn bản báo cáo, quyết định, tổng kết thống kê; có thể là các thông tin dựa từ các bảng tính hoặc là các cơ sở dữ liệu.

Tùy vào từng công ty khác nhau, ngành nghề, lĩnh vực khác nhau mà thông tin nhập liệu cũng sẽ khác nhau. Dưới đây là quy trình công việc của nhân viên nhập liệu mà bạn có thể tham khảo:

1. Chuẩn bị nguồn dữ liệu cho việc nhập liệu

Dữ liệu nhập liệu có thể ở dạng thô hoặc dạng số hóa có sẵn, tuy nhiên, vẫn cần người tìm kiếm và tổng hợp lại sẵn sàng. Nếu là dữ liệu dạng thô sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và công đoạn hơn để hoàn thành việc nhập liệu. Còn ở dạng số hóa sẽ nhanh chóng hơn.

2. Nhập dữ liệu

Thông thường, nhân viên nhập liệu sẽ được giao sẵn nguồn dữ liệu, data để thực hiện việc nhập liệu của mình. Nhưng trước đó, bạn sẽ được training một số thứ như:

- Đặc điểm, tính chất của dự án nhập liệu mà bạn tham gia.

- Các yêu cầu về nhập liệu của dự án đó là gì?

- Quy trình, kỹ thuật nhập liệu như thế nào để nhanh và chính xác cũng như đảm bảo yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra.

Sau khi đã nắm rõ các thông tin, yêu cầu nói trên thì nhân viên nhập liệu sẽ tiến hành công việc nhập liệu chữ hoặc số một cách độc lập vào hệ thống có sẵn (thông thường là Website).

Trong quá trình nhâp liệu, người nhập tin cần ra soát, kiểm tra và phát hiện những lỗi trong phần tổng hợp dữ liệu ở bước 1.

Xem thêm: Nhân viên nhập liệu cần có những kỹ năng gì?

3. Checker kiểm tra và xuất ra file đầu ra hoàn chỉnh

Sau khi quá trình nhập liệu hoàn tất, sẽ có bộ phận checker kiểm tra lại và duyệt xuất file hoàn chỉnh. Đây là công đoạn đòi hỏi khâu kiểm tra phải cẩn thận và nhạy bén, đồng thời phải nắm rõ tất cả các đặc điểm, tính chất cũng như yêu cầu của dữ liệu nhập vào.

Nhiệm vụ của checker sẽ so sánh và đối chiếu giữa thông tin nhập liệu và kết quả nhập liệu xem có thống nhất, trùng khớp và đạt tiêu chuẩn ban đầu của tin nhập liệu yêu cầu hay chưa.

Đây là công đoạn mất nhiều thời gian nhất bởi sẽ phải rà soát lại toàn bộ dữ liệu của bước 1 và bước 2 để phát hiện những chỗ sai và điều chỉnh. Công đoạn này đòi hỏi cần phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận để không bỏ sót lỗi nhập liệu trước khi xuất bản.

II. Các hình thức nhập liệu hiện nay

Hiện nay có hai hình thức nhập liệu chính là nhập dữ liệu trực tuyến (Online Data Entry) và nhập dữ liệu ngoại tuyến (Offline Data Entry).

1. Nhập liệu ngoại tuyến

Doanh nghiệp cung cấp thuê ngoài nhập liệu thường sẽ gửi các tệp được xử lý sau này đến khách hàng hoặc chỉ cần chuyển chúng vào thư mục, lưu trữ hoặc cơ sở dữ liệu. Một số tác vụ nhập dữ liệu ngoại tuyến bao gồm điền vào biểu mẫu ngoại tuyến. Các tác vụ khác bao gồm số hóa dữ liệu từ định dạng giấy sang định dạng kỹ thuật số.

2. Nhập liệu trực tuyến

Nhập dữ liệu trực tuyến là quá trình nhập thông tin có sử dụng kết nối internet. Hình thức này áp dụng cho nhập liệu ở thông tin sản phẩm trên các trang web thương mại điện tử, điền vào biểu mẫu trực tuyến, chú thích và gắn thẻ dữ liệu trực tuyến, gắn thẻ hình ảnh, cập nhật CRM, v.v…

Trên đây là mô tả công việc của nhân viên nhập liệu. Nếu bạn muốn ứng tuyển vào vị trí công việc này thì hi vọng bài viết trên đã giải đáp cho bạn những thông tin bổ ích. 123dang.com chúc bạn sớm tìm được công việc như ý!