KPI là gì? Tầm quan trọng của KPI

Chỉ số hiệu suất là viết tắt tiếng anh của cụm từ Key Performance Indicator (KPI), là một giá trị số cho biết một tổ chức có đạt được mục tiêu đã đề xuất ban đầu hay không. KPI được các nhóm và các nhà lãnh đạo sử dụng để đánh giá hiệu suất quá trình kinh doanh của toàn bộ công ty và các cá nhân riêng lẻ. Theo dõi các chỉ số KPI giúp bạn đánh giá hiệu suất công ty và dựa vào dữ liệu kết quả đưa ra quyết định để tìm cách phát triển công ty.

Để hiểu rõ hơn về KPI là gì và có ảnh hưởng như thế nào đến công việc của bạn thì đừng bỏ qua bài viết này nhé!

Định nghĩa KPI là gì?

Một KPI (Key performance indicator) là một hệ thống đánh giá định lượng mà có thể được áp dụng một doanh nghiệp có thể đạt các mục tiêu ở cấp độ như thế nào. Những trưởng bộ phận có thể đề ra nhiều chỉ tiêu cho KPI danh cho một dự án mà họ có thể sử dụng để đánh giá các nhân viên tiến hành như thế nào.

Trong một số định nghĩa khác, KPI còn được biết đến với tên gọi khác như tỷ lệ thực hiện hoặc chỉ số kinh doanh.

Vì sao KPI quan trọng?

Từ việc đánh giá hiệu suất của các nhân viên để theo dõi sự tiến bộ của công ty, có nhiều lý do cho thấy tại sao chỉ số KPI lại là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn.

Sau đây là một vài lí do lí giải vì sao KPI lại quan trọng đối với bạn như vậy:

1. Đo lường mục tiêu của bạn

Đây là một trong những lí do quan trọng nhất giải thích vì sao KPIs nên được sử dụng nhất.

Khi bạn có thể để đo lường các mục tiêu của bạn theo cách này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn.

2. Tiếp nhận các thông tin quan trọng

KPI có thể cung cấp cung cấp bức ảnh tổng quan trực tiếp về hiệu suất tổng thể của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm "đánh bại" đối thủ cạnh tranh của bạn.

3. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

KPI cũng là một trong yếu tố giúp bạn trở nên có trách nhiệm hơn trong công việc của bạn. Khi bạn đạt được số KPI theo mục tiêu công ty ban đầu đề ra, thì ắt hẳn bạn đã làm việc rất chăm chỉ và luôn luôn có trách nhiệm, hoàn thành các nhiệm vụ bán hàng,.. được giao.

4. Nâng cao tinh thần làm việc

Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất mục tiêu công ty. Nhân viên của bạn có thể cảm thấy khá bổ ích và có động lực khi nhận được báo cáo tích cực mà đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm. Các kết quả thường mang tính thời điểm. Nó tạo ra một cảm giác về kiên định và khiến họ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của KPI.

Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau

Có thể sắp xếp chỉ số KPI vào 3 loại sau:

1. Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – Output

Hệ thống KPI đầu ra output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Nhược điểm của hệ thống này là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn tình thế.

2. Hệ thống KPI hành vi – Behavior

Các KPI hành vi thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa. Mặc dù các KPI về hành vi tương đối mới đối nhưng các chuyên viên nhân sự Việt Nam đã đưa vào ứng dụng trong đánh giá nhân sự, đặc biệt là ở mảng dich vụ khách hàng. Các tiêu chí cho KPI hành vi có thể tính đến như: tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.

3. Hệ thống KPI năng lực – Competencies

Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân viên. Hệ thống KPI năng lực tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả như trong hệ thống KPI tập trung vào đầu ra.

KPI năng lực sẽ tập trung và hiệu quả, năng suất làm việc của cá nhân/phòng ban mà không quá chú trọng về quá trình. Khi triển khai KPI năng lực, bộ phận nhân sự sẽ điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI khác nhau, tùy vào từng vị trí công việc, từng hoàn cảnh, môi trường kinh doanh.

Cách xác định tỷ lệ hợp lý của các chỉ số KPI

Dưới đây là một số chỉ dẫn sau đây sẽ giúp phòng nhân sự xác định tỷ lệ hợp lý cho ba loại nhóm KPI nói trên:

1. Vị trí công việc

Vị trí công việc đóng vai trò quyết định tỷ lệ ba nhóm KPI. Với những vị trí công việc khác nhau thì tỷ trọng của các chỉ số KPI sẽ khác nhau.

2. Chiến lược kinh doanh

Mỗi công ty đều đưa ra chiến lược kinh doanh khác nhau. Đồng thời, với chiến lược kinh doanh dài hạn, KPI sẽ chú trọng vào các chỉ số về năng lực và hành vi. Với chiến lược kinh doanh ngắn hạn, KPI sẽ theo chỉ số đầu ra.

3. Áp lực môi trường kinh doanh

Trong ngắn hạn, hệ thống KPI sẽ có những đánh giá. Sản phẩm/ dịch vụ kinh doanh khác nhau cũng sẽ có những Áp lực môi trường kinh doanh ảnh hưởng ngắn hạn tới hệ thống KPI đánh giá. Các ngân hàng là một ví dụ cụ thể khi tất cả các nhân viên đều phải đảm bảo chỉ số huy động vốn.

4. Năng lực của phòng nhân sự

Năng lực hiện hữu của phòng nhân sự và các cấp quản lý cũng là yếu tố quyết định lựa chọn hệ thống KPI. Hệ thống KPI tập trung về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự. Trái lại, hệ thống KPI về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối liên kết giữa kết quả và hành vi/ năng lực.

Bài viết trên đây hi vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI và tầm quan trọng của KPI trong quá trình làm việc. Chúc bạn luôn thành công ở mọi vị trí công việc trong tương lai!