Cách viết thư từ chối ứng viên khéo léo và tinh tế

Thư từ chối ứng viên là gì? Cách viết có dễ không? Cần lưu ý những vấn đề gì khi viết bức thư từ chối này? Hãy cùng 123dang.com giải đáp ngay những thông tin này trong bài viết sau đây nhé!

I. Thế nào là thư từ chối ứng viên?

Có nhiều định nghĩa khác nhau về thư từ chối ứng viên nhưng về bản chất đây chính là thư mà nhà tuyển dụng gửi cho những ứng viên không được chọn vào giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Việc gửi thư hoặc email từ chối ứng viên thể hiện sự trân trọng của nhà tuyển dụng với ứng viên và có thể để lại ấn tượng tốt với ứng viên dù rằng họ không đậu phỏng vấn ở công ty bạn. 

Khi ứng viên nhận được thư từ chối tuyển dụng khéo léo và tinh tế sẽ có những phản hồi và đánh giá sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp đăng tuyển. Bên cạnh đó, một bức thư từ chối với những phản hồi hữu ích và trung thực từ phía nhà tuyển dụng sẽ giúp ứng viên nhìn nhận lại kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng của mình, từ đó có những điều chỉnh, hoàn thiện hơn.

II. Nội dung thư từ chối tuyển dụng gồm những gì?

Với những doanh nghiệp tuyển dụng lớn, quy mô ứng viên đăng kí đông thì số lượng thư phải soạn là một con số không nhỏ. Do đó, soạn sẵn các mẫu thư từ chối ứng viên sẽ là cách làm hiệu quả, giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm được thời gian cũng như công sức để phản hồi lại các ứng viên.

Dưới đây là những nội dung cơ bản cần có trong email từ chối ứng viên chuyên nghiệp. Nhà tuyển dụng có thể tham khảo và tùy chỉnh cho phù hợp:

1. Thông tin của ứng viên

Nội dung đầu tiên và quan trọng nhất trong thư từ chối của nhà tuyển dụng chính là tên riêng cũng như vị trí công việc mà ứng viên đăng kí dự tuyển. Điều này thể hiện rằng nhà tuyển dụng đã thực sự dành thời gian cho họ.

2. Lời cảm ơn tới ứng viên

Hãy luôn luôn cảm ơn ứng viên vì sự quan tâm của ứng viên đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp đăng tuyển. Lời cảm ơn vì ứng viên đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn.

Viết lời cảm ơn trong thư từ chối không chỉ là lịch sự mà nó còn thể hiện sự trân trọng của nhà tuyển dụng khi ứng viên đã dành nhiều thời gian và sự cố gắng để tham gia vào quá trình ứng tuyển.

3. Lời từ chối khéo léo

Hãy giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng những lý do ứng viên không được chọn vào vòng tiếp theo. Hãy đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết vì sao bạn quyết định từ chối. Việc này sẽ giúp ứng viên có thể phát triển và hoàn thiện kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm của bản thân mình cho những cơ hội việc làm trong tương lai.

4. Mời ứng tuyển lại

Đây là nội dung không bắt buộc. Tùy vào nhà tuyển dụng, nếu thấy ứng viên có những khả năng hoặc tố chất phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay vị trí việc làm khác tại doanh nghiệp mình thì hãy tiếp tục mời ứng viên ứng tuyển lại khi có cơ hội. Ngược lại, nếu bạn thấy ứng viên không phù hợp thì có thể bỏ qua phần nội dung này.

III. Những lưu ý khi viết thư từ chối tuyển dụng

Tham khảo những lưu ý dưới đây để có một bức thư từ chối tuyển dụng khéo léo và chuyên nghiệp bạn nhé!

1. Thư từ chối ứng viên nên nói rõ các vấn đề trong cuộc phỏng vấn

Khi viết thư từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng nên phản hồi lại những điều bạn thấy hài lòng và không hài lòng trong cuộc phỏng vấn. Như vậy, ứng viên sẽ biết được các điểm tốt và điểm chưa tốt của họ. Từ đó, sẽ rút ra được các bài học và có những sửa đổi cho các cuộc phỏng vấn sau.

Ví dụ như bạn có thể góp ý cho ứng viên nên tham gia vào một buổi học kĩ năng sống. Hoặc bạn để cho họ lời khuyên rằng nên thiết kế mẫu CV chuyên nghiệp hơn.

Sự từ chối khéo léo này trong thư từ chối ứng viên sẽ không làm cho họ quá buồn, đồng thời cũng giúp họ có được những kinh nghiệm cho lần phỏng vấn phía sau. Các ứng viên luôn biết ơn và cảm thấy quý mến những nhà tuyển dụng chỉ ra các điểm chưa tốt. Có như vậy thì sau này họ mới không mắc lại và có thể có được cuộc phỏng vấn tốt hơn.

2. Không nên gửi ngay thư từ chối khi buổi phỏng vấn kết thúc

Đừng cho rằng việc gửi thư từ chối ứng viên là ngay sau khi kết thúc phỏng vấn. Nhiều người cho rằng nó sẽ không làm cho cả 2 mất thời gian. Trên thực tế, việc này rất sai lầm. Các ứng viên sẽ lập tức bị tổn thương và bất mãn với nhà tuyển dụng. Từ đó, hình ảnh doanh nghiệp của bạn trong mắt các ứng viên tệ dần đi. Họ sẽ luôn có cảm giác rằng doanh nghiệp không cần họ bây giờ và tương lai cũng vậy. Do đó, khi có đủ năng lực họ cũng không quay lại đây.

Thay vì gửi thư từ chối ứng viên thẳng thừng, lạnh lùng các bạn nên dành thời gian cho ứng viên. Trong thời gian đó, hãy tâm sự với ứng viên rằng các yêu cầu của vị trí tuyển dụng với họ chưa phù hợp với họ. Và bày tỏ trong thư từ chối ở lần gửi này rằng bạn thấy tiếc vì chưa được hợp tác với họ. Các ứng viên sẽ nhẹ nhõm hơn rất nhiều sau khi đọc thấy những lời đó. Có thể hiện tại họ chưa biết được những điểm yếu của mình. Nhưng sau thư từ chối, họ biết được những điều đó họ sẽ cảm thấy vô cùng hạnh phúc.

Hơn nữa. thư từ chối gửi đi sau khi họ đã có thời gian suy nghĩ về cuộc phỏng vấn của mình thường có hiệu quả hơn.

3. Không nhắn tin từ chối thẳng ứng viên

Nhiều người nghĩ rằng thư từ chối ứng viên nên gửi trực tiếp bằng tin nhắn. Nhưng thực tế, cách làm này rất bất lịch sự và khiến cho các ứng viên 'tự ái' rất nhiều. Hơn nữa, bạn có biết hoàn cảnh lúc bạn gửi tin nhắn là khi ứng viên đang vui hay buồn? Như vậy, thật không thích hợp để lại một bức thư từ chối ở dạng tin nhắn.

Hãy gửi cho họ thư từ chối ứng viên dưới dạng email. Vừa thể hiện được tính chuyên nghiệp vừa làm cho họ cảm thấy bớt đau lòng khi nhìn thấy hình ảnh của công ty. Hơn nữa, email thường không hiện diện thường xuyên trên màn hình điện thoại như tin nhắn hay thông báo facebook. Do vậy, họ sẽ không thấy thường xuyên và bị buồn nhiều.

Hãy khéo léo trong từng ngôn từ của thư từ chối để ứng viên có được tâm trạng tốt nhất. Điều đó cũng thể hiện được hình ảnh chuyên nghiệp của công ty bạn.

IV. Những mẫu thư từ chối ứng viên chuẩn nhất

Dưới đây là một số mẫu thư từ chối ứng viên mà 123dang.com chia sẻ với bạn. Tùy vào mục đích và đối tượng mà bạn có thể chọn những mẫu thư phù hợp cho doanh nghiệp mình. 

1. Ứng viên không được mời phỏng vấn

Ở vòng phỏng vấn, nếu ứng viên không được chọn thì nhà tuyển dụng không nhất thiết phải gửi thư từ chối. Tuy nhiên, nếu không nhận được phản hồi, ứng viên có thể sẽ thắc mắc nhà tuyển dụng đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của họ chưa? Và liệu có phải nhà tuyển dụng đang cân nhắc cho một cuộc phỏng vấn trong thời gian sắp đến? Hay quy trình tuyển dụng của đơn vị bạn kéo dài hơn so với bình thường?

Thông thường, ở vòng gửi hồ sơ, ứng viên sẽ chờ đợi nhà tuyển dụng liên hệ dù rằng họ có khá nhiều câu hỏi đặt ra như trên. Do đó, một lá thư từ chối ngắn gọn và lịch sự là điều nên làm.

2. Ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Ở những doanh nghiệp lớn hay một số vị trí tuyển dụng đặc thù sẽ có nhiều hơn một vòng phỏng vấn được diễn ra. Với những ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên, nhà tuyển dung nên dành cho họ một lá thư từ chối mang tính chất cá nhân hơn. Hãy thể hiện sự trân trọng, cảm ơn của bạn dành cho ứng viên đó bởi họ đã dành thời gian và sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển tại công ty của bạn.

Ứng viên vẫn sẽ ngầm hiểu được kết quả của cuộc phỏng vấn nhưng đồng thời họ cũng cảm nhận được sự thiện chí và được ghi nhận từ phía đơn vị tuyển dụng.

3. Ứng viên có khả năng được chọn cao

Với những ứng viên nằm trong top những người được đánh giá cao và có khả năng được lựa chọn thì việc họ đặt hi vọng vào thông báo trúng tuyển là điều hiển nhiên. Do đó, khi nhận được thư từ chối, chắc chắn sẽ khiến họ bị thất vọng rất nhiều.

Trong trường hợp này, một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp ngoài việc gửi email từ chối, bạn có thể trực tiếp gọi điện thoại để đưa ra lời phản hồi và cảm ơn. Việc này có thể xoa dịu được ứng viên đồng thời là cách mà nhà tuyển dụng tạo ấn tượng tốt và giữ liên lạc với ứng viên, trong trường hợp những cơ hội việc làm phù hợp xuất hiện trong tương lai.

Gửi thư từ chối ứng viên là điều không phải ai cũng muốn. Vì thế không phải ai cũng khéo léo để viết được bức thư từ chối xuất sắc nhất. Điều quan trọng là bạn cần phải đặt mình vào vị trí ứng viên và chia sẻ với họ. Có như vậy mới an ủi được họ và giữ hình ảnh công ty tốt nhất.